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Meldepflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)

ELSTER is ready - Die Meldepflicht für TSE-Kassen, Taxameter, Wegstreckenzähler und andere elektronische Aufzeichnungssysteme kann seit dem 01.01.2025 erfüllt werden.

Nach acht Jahren langen Wartens steht das Meldeverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme endlich zur Verfügung. Was im Gesetz einfach klingt, hat es in der Praxis durchaus in sich. Wie so oft steckt der Teufel im Detail.

Machen Sie sich fit für das Meldeverfahren, um Ihren Mandanten mit Rat und Tat zur Seite zu stehen!

Zur Umsetzung in der Praxis erhalten Sie wertvolle Unterlagen, z. B. ein personalisierbares Anschreiben an Ihre Mandanten sowie einen Vordruck zur Datenaufnahme im Unternehmen.

I. Melde- und nichtmeldepflichtige Aufzeichnungssysteme
1. Einführung in die Thematik
2. Betroffene Systeme
3. Sonderfälle
3.1. Registrierkassen i. S. d. Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO
3.2. Verbundsysteme ohne Kassenfunktion
3.3. Kurzfrist-Leihgeräte
3.4. „Vorrats“-Systeme
3.5. Umlaufvermögen des Kassendienstleisters
3.6. Außerbetriebnahme elektronischer Aufzeichnungssysteme
3.7. Demo-Systeme zu Schulungszwecken
3.8. Elektronische Aufzeichnungssysteme mit TSE-Befreiung (§ 148 AO)
3.9. Mobile Endgeräte / Handhelds
3.10. App auf privatem Handy des Arbeitnehmers
3.11. Nicht genutzte TSE | „Vorrats“-TSE
3.12. TSE-Ausbau und Weiterverwendung in anderem Aufzeichnungssystem
4. Bedeutung der Eigentumsverhältnisse (Anschaffung, Miete, Pacht, Leihe)

II. Wer meldet wann?
1. Diverse Meldefristen unter Berücksichtigung der Nichtbeanstandungsregeln des BMF vom 13.10.2023 und 11.03.2024
2. „Geburtsstunde“ elektronischer Aufzeichnungssysteme
3. Technische Möglichkeiten der Meldung
3.1. Direkteingabe im ELSTER-Formular
3.2. Upload XML-Datei
3.3. Datenübertragung aus Software per ERiC-Schnittstelle
4. Wer darf die Daten übermitteln?
5. Wer meldet bei Agenturkassen?
6. Wirkung formloser (Papier-)Meldungen
7. Unternehmen in der Gründungsphase: Meldung bei noch fehlender Steuernummer?
8. Rechtsfolgen fehlender/falscher Meldungen
9. Haftung des Steuerberaters/Kassendienstleisters bei Falschmeldung?

III. Art und Umfang der Meldung
1. Arten der Meldung (Anmeldung, Abmeldung, Korrektur)
2. Korrektur bei fehlerhafter Meldung
2.1. Allgemeines
2.2. Temporärer Ausfall eines eAS
2.3. Falschmeldung einer Betriebsstätte
3. Bruttomethode auf Betriebsstättenebene
4. Begriff der Betriebsstätte (§ 12 AO, §§ 14, 55 GewO)
5. Einzelfälle
5.1. Taxen und Mietwagen
5.2. Verkaufswagen
5.3. Foodtrucks
5.4. Feste und bewegliche Marktstände
5.5. Volks-/Oktoberfeste
5.6. Verwendung eines (mobilen) Aufzeichnungssystems in mehreren Betriebsstätten
5.7. Systeme verschiedener Hersteller in einer Betriebsstätte
5.8. Verlagerung elektronischer Aufzeichnungssysteme

IV. Inhalte der Übermittlung
1. Mussfelder, bedingte Mussfelder, Kannfelder & ggf. gesperrte Felder
2. Name und Anschrift des Steuerpflichtigen
3. Steuernummer des Steuerpflichtigen
3.1. Grundsatz
3.2. Gesonderte Feststellung von Besteuerungsgrundlagen
3.3. Bundeseinheitliche Steuernummer
3.4. Umsatzsteuerliche Organschaft
4. Betriebsstätte
4.1. Bezeichnung der Betriebsstätte
4.2. Anzahl der zugeordneten elektronischen Aufzeichnungssysteme (eAS)
4.3. Außerbetriebnahme Betriebsstätte
4.4. Bemerkungen zur Betriebsstätte
4.5. Adresse
5. Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem (eAS)
5.1. Art des Aufzeichnungssystems (eAS)
5.2. Software des eAS
5.3. Software-Version des eAS
5.4. Seriennummer des eAS / Software-App
5.5. Hersteller des elektronischen Aufzeichnungssystems
5.6. Modell des elektronischen Aufzeichnungssystems
5.7. Anschaffung des eAS
5.8. Inbetriebnahme des eAS
5.9. Außerbetriebnahme des eAS
5.10. Grund der Außerbetriebnahme des eAS
5.11. Bemerkungen zum eAS
6. Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
6.1. Art der TSE
6.2. Seriennummer der TSE
6.3. BSI-Zertifizierungs-ID
6.4. Inbetriebnahme/Aktivierung der TSE
6.5. Art/Bauform der TSE
7. ELSTER-Plausibilitätsprüfungen
8. Übertragungsprotokoll (ELSTER)
9. Abschließendes Beispiel

V. Hinweise und Unterlagen für Mandanten
1. Merkblatt zum Meldeverfahren
2. Vordruck zur Datenaufnahme im Unternehmen
2.1. Allgemeines
2.2. Nutzung der in der DSFinV-K/-TW hinterlegten Stammdaten
2.3. Nutzung vorhandener QR-Codes
3. Wo findet man seine meldepflichtigen Daten (alphabetisch-tabellarische Auflistung)?

VI. Update Kassenführung 2025
Aktuelles aus Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung